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A importância da fragmentadora de papel para manter sigilo nas informações

fragmentadora de papel

Hoje em dia, empresas grandes e pequenas têm investido com frequência em equipamentos que garantam a segurança de suas informações. Enquanto algumas podem ser retidas e acessadas somente com autorização, outras precisam ser eliminadas para que não façam mais parte do banco de dados do estabelecimento.

Contudo, informações em papel como documentos, anotações, notas fiscais e comprovantes não podem simplesmente serem jogados no lixo. O ideal é que sejam destruídos por uma fragmentadora de papel, de forma a evitar que caiam em mãos erradas.

Vamos falar um pouco mais sobre isso no post de hoje!

A fragmentadora de papel é minuciosa em sua função

O descarte de informações sigilosas é um processo muito cuidadoso. Afinal, os papéis devem ser muito bem triturados, para que não haja risco de restauração por terceiros. Com isso, inúmeros transtornos são evitados e o descarte de dados fica muito mais seguro.

Quando os documentos são rasgados através de trabalho humano, porém, é quase impossível fazer com que as tiras de papel sejam finas o suficiente para eliminar a informação. Por isso a fragmentadora de papel é tão importante. Ela faz com que a trituração seja minuciosa, efetiva e garante que as informações tornem-se ilegíveis.

É possível escolher o nível de segurança da máquina

Cada empresa tem uma determinação específica a respeito do descarte de dados confidenciais. Por isso, existem diversos tipos de fragmentadora de papel com níveis diferentes de segurança. Cada tipo de máquina tritura o documento em tiras mais finas ou até mesmo em partículas, de modo a ocupar menos espaço em lixeiras e facilitar o descarte.

Para isso, o responsável pela tarefa deve calcular o volume de papel que será triturado diariamente, para escolher também uma máquina que suporte essa quantidade, como uma fragmentadora industrial. Com uma boa potência, é possível destruir inclusive materiais mais resistentes, como papelão, pastas e papéis com maior gramatura, que são muito mais difíceis de serem eliminados manualmente.

Alguns cuidados básicos que garantem a trituração bem feita

De nada adianta adquirir uma fragmentadora de papel se ela não for usada corretamente. Alguns passos devem ser seguidos à risca, para que o documento seja triturado de acordo com o que é proposto pela máquina e a empresa não deixe de fazer a eliminação correta das informações em questão.

Para começar, não coloque folhas mais grossas que o equipamento permite. Assim como algumas fragmentadoras suportam materiais diferentes, outras são exclusivas para folhas simples de papel e este fator precisa ser averiguado na compra.

Sempre que possível, retire clips ou grampos que estejam prendendo os documentos. Estes itens, apesar de pequenos, podem se agarrar nas engrenagens da máquina, impedindo que a trituração aconteça e exigindo até mesmo manutenção técnica.

Nunca retire o papel quando ele está no processo de fragmentação e procure sempre obedecer ao alinhamento especificado, para que as informações na folha sejam rasgadas nos pontos certos. Além disso, nunca insira um número maior de folhas, pois pode prejudicar o funcionamento da fragmentadora e impedir que alguns documentos passem pelo processo.

Como você pode ver, a fragmentadora de papel faz toda a diferença na segurança de informações sigilosas, e esta é apenas uma dos principais motivos para adquiri-la. Pensa em adquirir essa máquina para seu estabelecimento? Conte para nós nos comentários abaixo!

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